komunikasi lisan dan komunikasi tulisan

Komunikasi Lisan dan Negosiasi

A.   Komunikasi Lisan dalam Rapat

          Di dalam suatu pertemuan dan dalam suatu rapat setiap anggota atau peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya:

– Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.

– Mampu menjadi komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.

– Mampu berkomunikasi secara terbuka, jujur dan bertanggung jawab.

– Mampu menjadi komunikan yang sangat responsive namun tidak emosional.

– Mampu mengontrol diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.

B.    Komunikasi Lisan dalam Wawancara

          Misalkan dalam suatu wawancara, kita melakukan komunikasi dengan seorang yang diwawancara. Dalam wawancara tersebut, ada pihak yang lebih mencondong memberikan pertanyaan. Wawancara biasanya dilakukan untuk mengumpulkan data yang ingin kita dapat. Ada juga etika dalam berwawancara, diantaranya adalah memperkenalkan diri terlebih dahulu. Kemudian kita sampaikan maksud dari wawancara yang kita lakukan. Kita juga harus respect kepada orang yang kita tanya sehingga ia merasa nyaman. Berikut ini ialah hal yang perlu diperhatikan ketika melakukan wawancara:

1.                  Gunakan volume suara yang baik dan terdengar (berbicara tidak terlalu keras).

2.                  Hindari bahasa menggurui responden.

3.                  Hindari sikap rakus.

4.                  Fokus pada lawan bicara.

5.                  Fokus pada pembicaraan.

6.                  Tidak boleh memotong pembicaraan.

7.                  Lakukan verifikasi jika ada kekurangan.

8.                  Hindari kata-kata kasar (kotor).

9.                  Bersikap ramah.

10.              Jangan menyakiti hati responden.

11.              Hidari tatapan yang menyelidik/melotot/clingak-clinguk.

12.              Ucapkan terima kasih.

 C.   Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi

          Sebagaimana kita cukup sering mendengar negosiasi diartikan sebagai proses yang melibatkan upaya seseorang untuk merubah atau tidak merubah sikap dan perilaku orang lain. Sedangkan pengertian yang lebih terinci menunjukkan bahwa negosiasi merupakan proses untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut kepentingan timabal balik dari pihak-pihak dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang berbeda satu sama lain. Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau antar pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan pola perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kukan negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar belakng, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian berusaha untuk saling menyesuaikan diri.

          Agar dalam berkomunikasi lebih efektif dan mengena sasaran dalam negosiasi bisnis harus dilaksanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:

1. Fact-finding, mengumpulkan fakta-fakta atau data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan   sebelum melakukan negosiasi.

2. Planning/rencana, sebelum bernegosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang hendak disampaikan. Berdasarkan kerangka topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil yang diharapkan akan teraih. Berdasarkan pengenalan Anda terhadap lawan tersebut, perkirakan/bayangkan kemungkinan reaksi penerima pesan/lawan berbicara terhadap apa yang Anda katakan.

3. Penyampaian, lakukan negosiasi/sampaikan pesan dalam bahasa lawan/si penerima. Usahakan gunakan istilah khas yang biasa dipakai oleh lawan negosiasi kita. Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra yang spesifik dan nyata. Hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disampaikan.

4. Umpan balik, negosiator harus menguasai bahasa tubuh pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk setuju. Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah makna yang disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.

5. Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi/negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.

          Meskipun pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik, bukan berarti hasil yang diharapkan akan diperoleh sesuai dengan yang direncanakan semula. Yang sering terjadi justru perbedaan pandangan terhadap cara penyelesaian masalah antara pemberi dan penerima pesan. Sehingga diperlukan pembicaraan lebih lanjut, yang memerlukan perjuangan tersendiri bagi pengirim pesan dalam menyampaikan dan memenangkan pendapatnya.

          Kalau terjadi adu pendapat antara negosiator dengan pihak lawan maka timbul dorongan untuk menang. Keinginan untuk menang di satu sisi dengan mengabaikan kekalahan dipihak lainnya, biasanya sulit tercapai. Untuk itu digunakan strategi menang-menang (win-win solution). Artinya ada sebagian keinginan kita yang dikorbankan dengan mengharapkan pihak lawan juga akan mengorbankan hal yang sama, sehingga kesepakatan di antara kedua belah pihak dapat tercapai.

Komunikasi Dalam Tulisan

A.   Penulisan Kabar atau Berita

          Rumus menulis berita standar ini berdasarkan elemen atau unsur berita 5W+1H (Who, What, When, Where, Why, How) atau Siapa, Apa, Kapan, Di Mana, Kenapa, Bagaimana.

Berita adalah laporan peristiwa atau catatan tentang sebuah kejadian. Sebuah peristiwa dipastikan mengandung keenam unsur berita tersebut:

1.                  WHO — SIAPA terlibat dalam peristiwa: pelaku, korban, pemeran utama, peran pengganti, figuran, orang, lembaga, organisasi, dsb.

2.                  WHAT — APA yang terjadi, kejadian apa, peristiwa naon, acara apa?

3.                  WHEN –KAPAN kejadiannya, iraha kajadianana, unsur waktu. Biasa ditulis, misalnya, Senin (22/4).

4.                  WHERE — DI MANA kejadiannya, tempat acaranya di mana, unsur tempat. Biasa ditulis, misalnya, “di Depan Gedung Sate Jln Diponegoro Bandung” atau “di Kampus UIN Bandung”.

5.                  WHY — KENAPA terjadi demikian, apa penyebabnya, apa latar belakangnya, apa tujuannya, mengapa itu dilakukan, dsb.

6.                  HOW — BAGAIMANA proses kejadiannya, apa saja acaranya, siapa saja pembicaranya, ada polisi gak, rusuh gak, damai-damai saja, diguyur hujan, pemateri ngomong apa saja, dsb.

Cara Mudah Menulis Berita

          Berdasarkan unsur 5W+1H itulah saya membuat formula atau rumus mudah menulis berita sebagai berikut:

·                     WHO does WHAT, WHEN, WHERE, WHY, HOW

·                     (SIAPA melakukan APA, KAPAN, DI MANA, MENGAPA, BAGAIMANA)

B.   Penulisan Pesan-Pesan Persuasif

          Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaiakan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju.

          Meskipun kebanyakan pesan-pesan bisnis adalah rutin, namun dalam beberapa situasi tertentu diperlukan pesan yang didesain untuk memotivasi atau memberi persuasi kepada orang lain. Penyampaian pesan ini tidak hanya digunakan untuk kepentingan internal organisasi namun dapat pula digunakan untuk kepentingan eksternal organisasi seperti permintaan atau informasi yang bersifat menyenangkan, atau kegiatan untuk mendapatkan dana dan kerjasama.

 Pesan-pesan persuasif bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide atau gagasannya. Pesan-pesan persuasif umumnya lebih lama, lebih rinci, dan tergantung pada perencanaan strategis yang cukup ketat.

Adapun langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menuliskan pesan-pesan persuasif antara lain :

1. Analisis Audiens

     Penyampaian pesan-pesan persuasif yang terbaik adalah dengan cara menhubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasi perbedaan individual, maka perlu menganalisis audiens dan kemudian menyusun suatu pesan yang dapat menjadi daya tarik bagi kebutuhan mereka. Cara yang paling mudah dalam menilai kebutuhan audiens adalah dengan berpedoman pada teori kebutuhan dari Maslow yang menyatakan bahwasanya manusia memiliki lima kebutuhan yang sifatnya berjenjang. Dimana tiap-tiap kebutuhan memiliki kualitas atau tingkat kepentingan yang berbeda-beda, mulai dari kebutuhan yang paling dasar hingga kebutuhan yang paling tinggi tingkatannya.

2. Mempertimbangkan Perbedaan Budaya

     Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka akan memberikan penghormatan. Memberikan persuasi untuk budaya yang berbeda akan berbeda cara memberikan persuasinya.

3. Memilih Pendekatan Organisasional

     Agar penyampaian pesan persuasif dapat tempat sasaran dan sesuai dengan apa yang dikehendaki maka perlu diperhatikan cara penyampaiannya kepada audiens, apakah menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung.

          Penggunaan pendekatan organisasional baik langsung maupun tidak langsung dalam penyampaian pesan persuasif harus mampu meyakinkan audiens bahwasannya pesan tersebut dapat dipertanggungjawabkan dan memiliki alasan.

Persuasi yang efektif mencakup empat komponen penting, yaitu :

1.      Menetapkan kredibilitas

     Bagi seorang komunikator tingkat kredibilitas ditentukan oleh sejaumana tingkat kepercayaan dan reabilitas dirinya. Kredibilitas adalah kapabilitas untuk dapat dipercaya oleh orang lain. Cara yang digunakan untuk menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah dengan fakta, berupa dokumen, statistik, jaminan, dan hasil riset yang menjadi bukti objektif yang mendukung kredibilitas seseorang.

     Cara lain yang dapat dilakukan guna menambah kredibilitas seseorang adalah menjadi seorang pakar atau ahli dalam bidang tertentu, antusias terhadap materi yang disampaikan, objektif dalam penilaian sesuatu, sikap hormat dapat membantu memfokuskan kebutuhan audiens, kejujuran dapat menumbuhkan penghargaan audiens, intensitas yang baik akan membantu minat audiens, dan pengalaman latar belakang baik sikap, kepercayaan sebelumnya dapat membantu mengidentifikasi audiens.

1.      Membuat kerangka argumentasi audiens

     Kerangka argumentasi dapat dibuat berdasarkan rencana organisasional AIDA (Attention, Interest, Desire dan Action).

a. Attention (Perhatian), meyakinkan audiens dibagian permulaan bahwa ada sesuatu yang akan disampaikan. Memperkenalkan suatu masalah atau ide yang membuat audiens mau mendengar pesan-pesan yang akan disampaikan.

b. Interest (Minat), menjelaskan relavansi pesan-pesan yang disampaikan dengan audiens. Mengembangkan pernyataan yang telah disampaikan pada fase pertama secara rinci. Menghubungkan pesan-pesan yang akan disampaikan dengan manfaat secara spesifik yang dapat dinikmati oleh audiens.

c. Desire (Hasrat), mengubah keinginan audiens dengan menjelaskan bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik bagi audiens, dan berusaha untuk mengimplementasikan ide atau gagasan.

d. Action (Tindakan), menyarankan tindakan spesifik yang diinginkan terhadap audiens. Perlu juga dipikirkan bagaimana audiens akan memperoleh manfaat dari tindakan yang dilakukan, serta menemukan cara agar tindakan tersebut mudah untuk dilakukan.

3. Memilih Daya Pemikat

     Umumnya pesanpesan persuasif menggunakan daya pemikat dengan logika (logical appeals) dan daya pemikat emosional (emotional appeals) untuk melakukan persuasi audiens.

Kedua pendekatan ini akan memiliki keseimbangan apabila tergantung pada tindkan yang diharapkan, harapan para audiens, tingkat resistensi yang diatasi, kemampuan menjual ide atau gagasan tersebut.

a. Pemikat Emosional

     Dalam melakukan persuasi audiens, dapat memanfaatan emosi yang dilandasi dengan suatu argumentasi atau dalam bentuk simpati kepada audiens sepanjang pemikat emosional bersifat kuat. Dapat menggunakan kata-kata yang sangat berpengaruh pada emosi seseorang seperti kebebasan, keberhasilan, nilai, penghargaan, kenyamanan, dan keamanan.

b. Pemikat Logika

     Dalam berbagai hal, penggunaan pendekatan ini dapat dilakukan seperti membuat aduan (claim) dan memberikan dukungan atas aduan tersebut dengan memberikan alasan dan bukti-bukti yang ada. Adapun penggunaan pendekatan ini didasari atas berbagai alasan diantaranya :

·            Induksi, adlah memberikan berbagai alasan dari bukti-bukti spesifik menuju kesimpulan umum. 

·             Deduksi, Pemberian alasan dari yang bersifat umum untuk kesimpulan yang khusus.

 c. Pertimbangan Etika

     Persuasif dapat digunakan untuk mempengaruhi audiens dengan memberikan informasi dan menambah pemahaman mereka dalam berbagai hal. Hal yang paling penting dalam pendekatan ini adalah menunjukkan perhatian yang jujur kepada audiens dengan memenuhi kebutuhan mereka.

A. Korespondensi (Surat Menyurat)

          Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi dan dapat atas nama perseorangan (individu). Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat menyurat atau korespondensi. Pihak yang terlibat disebut koresponden.

Pengertian Surat

          Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain, yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kode 2 notasi (lampiran dan perihal), penggunaan kertas, penggunaan model dan bentuk, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.

Fungsi Surat:

·                     Surat sebagai penyampai pesan 

·                     Surat sebagai wakil.

·                     Surat sebagai bukti tertulis. 

·                     Surat sebagai pedoman/dasar bertindak. 

·                     Alat untuk mengingat. 

·                     Dokumen historis dari suatu kegiatan. 

·                     Keterangan keamanan.

Ciri-ciri Surat:

·                     Surat adalah pesan tertulis.

·                     Isi pesan dalam surat merupakan informasi/persuasi.

·                     Surat memiliki bagian-bagian yang standar.

·                     Surat memiliki bentuk yang standar.

·                     Surat memiliki satu pesan inti.

·                     Gaya bahasa surat bisa formal ataupun informal.

·                     Pembagian Surat:

·                     Penggolongan surat menurut isinya

a. Surat dinas pemerintahan
Surat yang dibuat oleh badan pemerintah yang isinya berkaitan dengan pesan kedinasan. Contohnya Surat Keputusan, nota dinas, surat perintah dll.

·      Surat bisnis
Surat yang dibuat oleh organisasi yang mencari keuntungan dengan kegiatan transaksi bisnis. Contoh surat pesanan, surat tagihan, surat lamaran kerja, surat gugatan, dsb.

                                                                                                        

 ·     Surat sosial

Surat sosial adalah surat yang lahir dalam aktivitas bisnis maupun kedinasan yang isinya TIDAK BERKAITAN LANGSUNG dengan urusan bisnis. Surat sosial berfungsi membangun citra nama baik antar sesama partner. Contohnya Surat ucapan terima kasih, surat ucapan duka cita, surat undangan, surat dsb.

·      Surat legal
Surat legal adalah surat-surat yang memiliki kekuatan hukum. Surat ini bisa berkaitan dengan kegiatan bisnis, dinas, maupun pribadi. Contohnya s. perjanjian, s. kuasa, s. wasiat, s. tugas, dan berita acara.

·      Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang ditulis oleh seseorang kepada orang lain yang isinya berupa pesan pribadi dan bukan untuk kepentingan organisasi atau urusan resmi

·        Penggolongan surat menurut tujuan
secara garis besar surat dibagi menjadi 2 jenis tujuan yaitu s. informatif dan s. persuasif.

·        Penggolongan surat menurut wujudnya
Dalam wujudnya kita mengenal s. bersampul, kartu pos, warkat, telegram, e-mail, dsb.

·         Penggolongan surat menurut besarnya audien (orang yang dituju)
a. Satu orang
Contohnya S. Panggilan Kerja, S. Tagihan, S. Peringatan
b. Sekelompok orang
Contohnya S. Edaran, memo
c. Banyak orang
Contohnya S. Pengumuman, S. Semberitahuan,

·       Penggolongan surat menurut urgensi penyelesaian
Menurut urgensinya, surat bisa dibagi menjadi
a. Sangat penting (harus segera ditindaklanjuti)
b. Penting (perlu ditindaklanjuti)
c. Biasa

·       Penggolongan surat menurut kerahasiannya 

          Menurut kerahasiannya, surat bisa digolongkan menjadi

    a. sangat rahasia (hanya orang yang dituju yang boleh mengetahui adanya surat)

    b. Rahasia (hanya orang yang dituju yang boleh mengetahui isi surat.

    c. Konfidensial (hanya kalangan tertentu yang boleh melihat isi surat. 

    d. Surat biasa

          Studi kasus yang penulis ambil ini berdasarkan sebuah film pendek mengenai komunikasi organisasi yang berkembang dari era industrialisasi yang sangat pesat pertumbuhannya pada tahun 1900-an dan mengambil kisah seorang tokoh manajemen yang ingin mengembangkan ilmu komunikasi yang akan digunakan pada organisasinya agar lebih efektif dan manusiawi.

          Film ini diawali dengan pengenalan tokoh manajemen dan komunikasi, yaitu Frederick Winslow Taylor asal Amerika Serikat yang menemukan masalah di organisasinya untuk meningkatkan produktivitas dan efektivitas organisasi tersebut. Salah satu masalah yang berkembang adalah masalah komunikasi organisasi.

Dia akhirnya memutar otaknya dan melakukan berbagai percobaan hingga akhirnya Frederick mendapatkan ide emas. Dia akhirnya menciptakan sebuah kerja yang lebih terorganisasi dan meningkatkan keuntungan dengan cara menemukan metode terbaik dan melakukan tes mengulangnya lagi dan lagi sehingga organisasi lainnya memberikan apresiasi yang tinggi padanya sampai semuanya menerapkan gagasan Frederick.

Max Weber dari Jerman dan Henry Fayol dari Perancis yang menjadi sahabat Frederick juga mengembangkan gagasannya. Max Weber dengan teori birokrasinya dan Henry dengan teori fungsi manajemennya. Namun hal tersebut adalah sebuah kegagalan. Karena mereka berdua menganggap manusia atau karyawan seperti mesin bukan manusia. Maka timbullah masalah baru dimana para karyawan menuntut hak-hak mereka, mereka bukanlah mesin dan mereka meminta perhatian untuk mendapatkan kepuasan dalam bekerja.

          Setelah semua masalah tersebut muncul maka para ahli mulai meminta pendapat pada seluruh karyawan untuk memberikan gagasan, ide dan mendengarkan lebih banyak apa yang dibutuhkan dan lebih memuaskan karyawan. Maka dengan komunikasi hal tersebut dapat dilakukan. Orang-orang di dalam organisasi mulai sadar betapa pentingnya organisasi untuk mendapatkan ide-ide baru, memecahkan masalah, mencapai integrasi yang baik dan mencapai tujuan dengan lebih efektif. Permasalahan tidak sampai di sini, masalah kembali muncul dengan banyaknya komunikasi yang tidak efektif yang berada di dalam organisasi besar sepertiinternational corporate. Banyak orang yang berteriak mereka harus selalu bekerja tanpa jalan keluar untuk terus bekerja. Mereka selalu merasa tertekan berada di organisasi dengan hierarki, budaya dan tingkat pekerjaan yang tinggi tanpa adanya kesenangan. Masalah-masalah inilah yang terus timbul dalam organisasi saat ini.

          Berdasarkan kasus tersebut, penulis melihat berbagai fungsi komunikasi yang dapat diterapkan menggunakan pendekatan-pendekatan komunikasi organisasi sesuai dengan masalah yang ada di dalam organisasi tersebut. Mulai dari masalah kesulitan karyawan menyatakan pendapat maka dapat diterapkan fungsi informatif dari komunikasi dimana setiap karyawan dapat dengan mudah mengakses informasi di organisasi yang masih dalam wilayahnya sehingga mereka juga dapat memberikanfeedback berupa pendapat mereka untuk kebaikan organisasi. Selain itu, fungsi ini juga bisa memberikan ketenangan karyawan dalam hal gaji, jaminan kesehatan dan jaminan hari tua sehingga karyawan dapat lebih produktif. Fungsi regulatif komunikasi dapat diterapkan dalam hal perlu tidaknya seorang karyawan melakukan suatu pekerjaan atau tidak, contohnya pemberian job description yang jelas, pemberitahuan jam kerja efektif dan waktu cuti. Fungsi persuasif ini juga dapat dikembangkan dalam organisasi karena pasalnya masalah seperti karyawan yang merasa dirinya dianggap mesin, tidak dihargai dan hanya dipaksa bekerja tersebut dapat dihilangkand engan mengajaknya berdiskusi atau  memberikan kata-kata motivasi yang menumbuhkan rasa kepedulian terhadap atasan dan organisasi dari pada hanya memaksa mereka memenuhi seluruh keinginan atasan.

          Terakhir, fungsi integratif komunikasi ini yang sangat penting karena organisasi dapat lebih kuat jika semua karyawan peduli pula terhadap kelangsungan komunikasi. Penyediaan saluran-saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik perlu untuk diadakan sehingga tidak ada lagi karyawan yang mengeluhkan adanya missed comunication, ketidaksatuan visi, dan masalah  antar unit atau bidang di organisasi.

          Setelah fungsi komunikasi telah dipaparkan di atas maka pendekatan-pendekatan yang menurut penulis dapat diterapkan berdasarkan masalah-masalah di atas ialah pendekatan sistem dan budaya serta pendekatan human relations. Mengapa ketiga pendekatan komunikasi organisasi ini begitu vital? Karena menurut penulis permasalahan organisasi yang memiliki masalah ketidaknyamanan karyawan yang tidak dapat menyatakan pendapat dan tidak mendapatkan informasi dengan penuh dapat terselesaikan dengan pendekatan sistem dimana nantinya dalam organisasi tersebut dibuatkan sistem khusus yang dapat menampung seluruh aspirasi karyawan, memberikan informasi pada mereka serta mengatur arus komunikasi mereka secara efektif. Sistem komputer dan chatting baik secara online maupun offline menjadi salah satu sistem yang sering digunakan.

                                                         

          Pendekatan budaya dapat diterapkan pada permasalahan organisasi yang memiliki berbagai macam karyawan dari multiras atau negara. Permasalahan ini dapat diselesaikan dengan memberikan suatu dorongan yang membuat batas-batas budaya tersebut menjadi pudar dan semua mau saling mendukung mencapai tujuan individu melalui tujuan organisasi. Cara seperti membuat moto organisasi berdasarkan budaya komunikasi organisasi tersebut juga menjadi salah satu cara yang efektif.

          Pendekatan human relations sangat erat dengan interpersonal employees relation karena dengan pendekatan inilah para karyawan dapat memperoleh haknya menjadi seorang manusia seutuhnya di dalam sebuah organisasi. Karyawan  akan merasa dihargai dan diberikan perhatian dengan adanya pendekatan ini. Mereka tidak akan mengeluh mengenai gaji, waktu kerja dan kondisi kantor organisasi tersebut. Namun pendekatan ini yang cukup menyita biaya juga karena harus melakukan berbagai kajian dan penelitian tentang bagaimana kondisi organisasi yang ideal untuk para karyawan.

Sumber:

1.                  Nawangsari, Sri. 1997. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Gunadarma

2.                  Purwanto, Djoko. 1997. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga

3.                  Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis (2nd ed.). Jakarta: Erlangga.

4.                  Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis (4th ed.). Jakarta: Erlangga.

5.                 https://anchanchan.wordpress.com/2016/05/27/komunikasi-lisan-dan-negosiasi/

Jenis-jenis Komunikasi

Jenis jenis komuniskasi

Jenis jenis komunikasi menurut cara penyampaianya

1. Komunikasi lisan : Yang dimaksudkan dengan komunikasi lisan adalah komunikasi yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, yang artinya komunikasi bentuk ini dilakukan antara kedua belah pihak secara bertatap muka.

2. Komunikasi tertulis : Komunikasi tertulis adalah salah satu bentuk komunikasi yang berupa tulisan, komunikasi ini biasanya berupa:

· Dibuat dalam bentuk surat dan dipergunakan untuk menyampaikan suatu berita yang singkat, jelas, dan dipandang perlu untuk ditulis dengan maksud tertentu.

· Naskah, naskah biasanya dipergunakan untuk mengirim berita yang sifatnya komplek.

· Balngko- blangko, dipergunakan untuk mengirimkan suatu berita dalam bentuk daftar.

· Gambar dan foto, komunikasi bentuk ini biasanya karena hal yang ingin disampaikan tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat.

· Spanduk, spanduk biasanya digunakan untuk menyampaikan sebuah informasi massa yang sasaranya adalah orang banyak.

Jenis jenis komunikasi menurut kelangsunganya

Dalam sebuah proses komunikasi yang dilakukan oleh dua orang ataupun lebih, dapat diketahui interaksi antara kedua belah pihak atau lebih tersebut sebagai mana berikut:

1. Komunikasi langsung : Proses komunikasi langsung maksudnya adalah bahwa komunikasi yang dilakukan tanpa bantuan, campur tangan, perantara pihak lain ataupun media komunikasi serta tidak dibatasi oleh jarak.

2. Komunikasi tidak langsung : Komunikasi tidak langsung dilakukan melalui perantara, baik itu pihak ketiga atau bantuan alat-alat komunikasi lainnya.

Jenis jenis komunikasi menurut perilakunya

Komunikasi dipelari oleh manusia melalui proses kehidupannya, melaui belajar, bersosial dan lain sebagainya yang tentunya akan secara otomatis dipengaruhi oleh perilaku dan posisi seseorang didalam masyarakat, berikut merupakan jenis komunikasi menurut perilakunya:

1. Komunikasi formal : Komunikasi formal biasanya terjadi dalam suatu organisasi, komunikasi seperti ini biasanya sudah mempunyai aturan dan tata caranya sendiri menurut rules dari organisasi atau perusahaanya.

2. Komunikasi informal : Komunikasi informal terjadi dalam suatu oraganisasi yang tidak ditentukan dalam struktur organisai dan tidak dapat pengakuan resmi yang juga tidak berpengaruh terhadap kepentingan organisasi yang bersangkutan, misalnya adalah obrolan antar teman, desa-desus dan lain sebagainya.

3. Komunikasi nonformal : Komunikasi nonformal adalah komunikasi yang terjadi antara bersifat formal dan informal, yaitu komunikasi yang bertujuan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi.

Jenis jenis komunikasi menurut maksudnya

Menurut maksud dilakukanya komuniksi ada beberapa komunikasi yang jika diperhatikan dilakukan dengan maksud  tertentu dari yang menyampaikan informasi, inisiatif komunikator menjadi suatu penentu diantaranya adalah:

1. Pidato

2. Ceramah

3. Wawancara

4. Memberi tugas atau perintah

Jenis jenis komunikasi menurut ruang lingkupnya

Ruang lingkup terjadinya komunikasi merupakan batasan jenis komunikasi yang sedang dilakukan. Maka dalam komunikasi menurut ruang lingkup dapat dibedakan sebagai berikut :

 Artikel terkait:

· budaya indonesia yang mendunia

· perbedaan seni dan keindahan

· unsur seni lukis

1. Komunikasi Internal.

Komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan tersebut saja (komunikasi yang dilakukan orang dalam). Didalamnya komunikasi internal dibagi lagi menjadi 3 macam yaitu:

· Komunikasi vertikal

· Komunikasi horizontal, dan

· Komunikasi diagonal

2. Komunikasi Eksternal.

Komunikasi eksternal merupakan komunikasi yang berlangsung antara organisasi kepada pihak masyarakat yang ada di luar organissi atau perusahaan tersebut.

Komunikasi dengan pihak luar dapat berbentuk :

1. Eksposisi, pameran, promosi, publikasi, dan sebagainya.

2. Komperensi pers

3. Siaran televise, radio, dan sebagainnya.

4. Bakti social, pengabdian pada masyarakat, dan sebagainnya.

Komunikasi eksternal dimaksudkan untuk mendapatkan pengertian, kepercayaan, bantuan dan kerjasama dengan masyarakat luas sehingga pihak yang berkepentingan dapat berkontribusi terhadap perusahaan sekaligus daerahnya.

Jenis jenis komunikasi menurut aliran informasi

Komunikasi yang didasarkan menurut aliran informasi dapat dibedakan sebagai berikut :

1. Komunikasi satu arah, yaitu merupakan komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja.

2. Komunikasi dua arah, yaitu merupakan komunikasi yang bersifat timbale balik, dalam hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk memberikan respons atau feedbeck kepada komunikatornya.

3. Komunikasi ke atas yaitu merupakan komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan

4. Komunikasi ke bawah, yaitu meruakan komunikasi yang terjadi dari atasan kepada bawahan.

5. Komunikasi kesamping, yaitu merupakan komunikasi yang terjadi diantara orang yang memiliki kedudukan sejajar. Dengan demikian arah informasi tersebut akan dianut sebagai bentuk interaksi komunikasinya.

Jenis jenis komunikasi menurut jaringan kerja

Di dalam sebuah organisasi atau perusahaan komunikasi akan dapat  terlaksana menurut sistem yang ditetapkanya dalam jaringan kerja yang dinanungi. Komunikasi menurut jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi

1. Komunikasi jaringan kerja rantai : Komunikasi terjadi menurut saluran hirarchi organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.

2. Komunikasi jaringan kerja lingkaran : Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran.

3. Komunikasi jaringan bintang : Komunikasi yang terjadi melalui satu sentral dan saluranya yang dilalui lebih pendek.

 Jenis jenis komunikasi menurut peranan individu

Komunikasi yang dilakukan seseorang atau individu kepada pihak-pihak lain baik secara kelompok maupun secara individual. Dalam komunikasi ini peranan individu sangat mempengaruhi keberhasilan proses komunikasinya. Ada beberapa macam antara lain :

1. Komunikasi antara individu dengan individu yang lain

2. Komunikasi antara individu dengan lingkungan yang lebih luas

3. Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau lebih

Jenis jenis komunikasi menurut jumlah pelaku dalam komunikasi

Komunikasi yang selalu terjadi diantara sesama manusia baik individu maupun kelompok. Jumlah dari orang yang berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu sendiri, disamping sifat dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Untuk itu dapat dibedakan sebagai berikut :

1. Komunikasi perseorangan : Komunikasi yang terjadi secara perseorangan atau individual antara pribadi dengan pribadi tentang permasalahan yang bersifat pribadi juga.

Artikel terkait:

· cara dan tips menjadi sutradara

· unsur unsur seni sastra

· unsur desain grafis

2. Komunikasi kelompok : Komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok atau group tentang masalah-masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam kelompok.

Kemajuan yang telah dicapai manusia dalam bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) merupakan sesuatu yang patut kita syukuri karena dengan kemajuan tersebut akan memudahkan manusia dalam mengerjakan pekerjaan dan tugas yang harus dikerjakannya. Namun, tidak semua kemajuan yang telah dicapai tersebut membawa dampak positif. Diantara kemajuan yang telah dicapai tersebut ternyata dapat membawa dampak negatif bagi manusia. Dibawah ini akan dipaparkan dampak positif (keuntungan) dan negatif(kerugian) dari penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dalam bidang sosial, pendidikan, ekonomi, dan pemerintahan.

TEKNOLOGI INFORMASI DALAM KOMUNIKASI BISNIS

Teknologi Dalam Komunikasi Bisnis

Teknologi merupakan alat, teknik, atau cara yang dapat membantu manusia dalam melakukan pekerjaan sehingga pekerjaan menjadi lebih ringan, lebih cepat, lebih baik, atau lebih banyak hasilnya (Haryani, 2001:72). Teknologi telah menyusup ke dalam setiap praktik bisnis serta menciptakan keunggulan dan kemampuan komunikasi yang semakin canggih. Perkembangan teknologikomputer yang cukup dramatis telah menyebabkan perubahan dalam teknologi komunikasi tanpa harus mengubah unsur-unsur dasar proses komunikasi.

Kemajuan teknologi dalam komunikasi telah memungkinkan terciptanya kerja sama dengan berbagai pihak, kapan pun dan dimana pun berada. Penggunaan internet, e-mail, voice mail, dan faks memudahkan para pihak untuk bekerja tidak dalam satu lokasi. Bekerja tidak perlu dilakukan di kantor konvensional, tetapi juga bisa di rumah, di jalan, atau di berbagai negara. Komputer saku dan telepon genggam saat ini sudah cukup dijadikan ruang kerja yang mudah dibawa kemana saja. Teknologi tidak hanya mengubah cara-cara berkomunikasi, tetapi juga mengubah cara kerja.

Walaupun demikian, ada beberapa kelemahan dari kemajuan teknologi yang mesti diwaspadai. Menggunakan teknologi komunikasi ketika berada jauh dari kantor menimbulkan kesulitan untuk memisahkan antar kehidupan di kantor dengan kehidupan di rumah. Lebih lanjut lagi, teknologi internet bisa menghasilkan informasi yang berlebihan. Akibatnya, pelaku bisnis dibanjiri oleh informasi yang jauh lebih banyak daripada yang dapat diproses secara efektif.

Keuntungan penggunaan TIK

1. Memudahkan orang dalam berkomunikasi dan memperoleh informasi

2. Membuka peluang bisnis baru

3. Mendorong tumbuhnya proses demokrasi

4. Meningkatkan kualitas dan kuantitas layanan publik

5. Meningkatkan layanan informasi kesehatan jarak jauh (telemedicine)

6. Memperbaiki pendidikan melalui e-learning

7. Mengembangkan kemampuan dan kesadaran masyarakat

8. Memperkaya kebudayaan

9. Menunjang pertanian

10. Menciptakan lapangan kerja

Manfaat IT dalam bidang bisnis : 

Seiring dengan kemajuan teknologi, hal tersebut membawa banyak manfaat yang sangat berguna bagi kemajuan dan kesejahteraan kehidupan manusia. Salah satu bukti nyata tentang kemajuan teknologi sangat terasa di bidang IT atau teknologi informasi.Teknologi dan informasi merupakan salah satu aspek dalam kehidupan manusia yang tidak dapat dipisahkan. Hal tersebut sangat penting karena menunjang setiap kegiatan manusia dalam berbagai bidang yang ditekuninya seperti ekonomi, pendidikan, kesehatan, dll. Salah satu bidang dalam kehidupan manusia yang tidak bisa dipisahkan dari kemajuan teknologi dan informasi adalah bidang bisnis. Para pelaku bisnis sangat merasakan manfaat IT yang sangat besar dalam kehidupan mereka. Berikut ini adalah beberapa kegunaan IT dalam bidang bisnis :

– Munculnya peluang bisnis baru yakni E-Business.

Dengan kemajuan teknologi dan informasi, hal tersebut mendorong beberapa orang untuk menciptakan beberapa inovasi yang sangat menguntungkan dan bisa dijadikan sebagai ranah bisnia yang sangat menguntungkan bagi semua orang. Salah satu bukti nyata bisnis baru yang merupakan pemanfaatan kemajuan teknologi dan informasi adalah Google. Google merupakan salah satu contoh dari E-Commerce atau E-Business. E-Business merangkap berbagai hal seperti teknologi jaringan, lowongan pekerjaan, layanan customer, dll. Google merupakan sebuah bukti nyata dimana search engine tersebut banyak digunakan oleh semua orang dan memudahkan semua orang dalam mencari sesuatu di internet. Hal yang paling penting adalah, Google meraup banyak keuntungan dari hal tersebut.

– Memperluas Pangsa Pasar.

Salah satu manfaat IT dalam bidang bisnis adalah memperluas pangsa pasar. Dengan adanya kemajuan teknologi dan informasi, para pelaku bisnis dapat memantau beberapa daerah yang berprofit tinggi dan bisa dijadikan lahan untuk meraup keuntungan demi keberlangsungan bisnis yang mereka lakukan. Contohnya, Indonesia merupakan sebuah negara yang terdiri dari banyak SDM yang mencapai angka ratusan juta. Hal ini menarik para pelaku bisnis besar untuk mengepakkan sayap dan memproduksikan bisnisnya ke Indonesia. Hal tersebut menjadi salah satu contoh dalam upaya para pelaku bisnis dalam memperluas usaha bisnisnya.

 – Mengurangi biaya produksi dan operasional.

Kemajuan teknologi dapat membantu setiap perusahaan dalam mengurangi biaya produksi dan juga mengurangi operasional. Hal tersebut bisa terlihat dari setiap perusahaan yang menggunakan mesin dalam melakukan pekerjaannya. Hal tersebut dapat membantu setiap perusahaan dalam mengurangi biaya produksinya sehingga mereka bisa mencapai prinsip ekonomi dimana mereka dapat mendapatkan keuntungan yang besar dengan hanya mengelurkan pengeluaran yang sedikit. Manfaat IT yang lainnya yaitu mengurangi operasional setiap perusahaan sehingga hal ini dapat menambah jumlah produksi setiap perusahaan dalam memproduksi barang produksinya. Hal ini tentu sangat menguntungkan bagi setiap perusahaan terutama bagi mereka yang sudah menerapkan teknologi yang canggih dalam perusahaannya

– Mempermudah proses komunikasi dan monitoring setiap karyawan.

Manfaat IT yang terakhir bagi dunia bisnis adalah mempermudah proses komunikasi dan monitoring setiap karyawan yang bekerja. Untuk proses komunikasi, setiap karyawan tidak perlu lagi repot-repot datang ke ruang rapat dan berkumpul bersama. Mereka bisa melakukan teleconference untuk saling berkomunikasi mengenai beberapa ide. Hal ini membuat rapat menjadi lebih praktis dan menyenangkan tanpa perlu jauh-jauh datang ke tempat rapat. Selain itu, hal tersebut juga bisa digunakan untuk mengawasi kinerja para karyawan. Sang pemimpin perusahaan bisa tetap mengawasi kinerja karyawan dalam perusahaannya dengan memakai beberapa metode seperti metode komunikasi dengan mangaer dari perusahaan tersebut.

Pengaruh Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pengambilan Keputusan Bisnis

Membuat keputusan (decision making).

Membuat keputusan (decision making) adalah suatu proses memilih alternatif tertentu dari beberapa alternatif yang ada. Jadi, membuat keputusan adalah suatu proses memilih antara berbagai macam cara untuk melaksanakan pekerjaan. Semakin berpengalaman dalam pengambilan keputusan, semakin besar pula kepercayaan diri yang akan semakin berorientasi pula pada suatu tindakan. Jika seorang wirausaha mampu mengambil suatu keputusan dalam batas-batas waktu yang masuk akal, mungkin ia mampu mengambil suatu keputusan yang menguntungkan sehingga sewaktu-waktu muncul peluang-peluang bisnis.

Di sini seorang Wirausaha harus cepat mengambil suatu keputusan agar dapat menggunakan kesempatan sebaik-baiknya. Wirausaha yang ingin maju dalam bisnisnya, harus dapat memutar akal dengan mengandalkan intuisi, ide-ide yang penuh kreatif dan inovatif. Mereka juga harus memandang persoalan dalam konteks yang lebih luas, sambil mengingat bahwa keputusan-keputusan utama akan mempunyai akibat-akibat jangka panjang atas operasi bisnisnya. Seorang wirausaha diharapkan lebih aktif dalam dan lebih kreatif, karena ia harus membuat keputusan (decision making) tanpa bantuan data-data kuantitatif (data berbentuk angka-angka) atau dukungan staf yang berpengalaman.

Keberhasilan seorang Wirausaha di dalam bisnis, tergantung pada kemampuan membuat keputusan yang meningkatkan keuntungan bisnisnya pada masa yang akan datang. Kemampuan membuat keputusan dapat diperoleh dari pengalamannya selama bertahun-tahun. Akan tetapi, dalam prakteknya pasti ada saja kesalahan-kesalahan, yang harus cepat disadari dan diambil tindakan pembetulannya.

Dalam perusahaan besar, biasanya pembuatan dan pengambilan keputusan itu didasarkan atas dasar data-data dan dokumentasi perusahaan yang terdapat dalam survei, laporan usaha, dan sebagainya. Informasi ini biasanya telah dihimpun dengan cara yang sudah ditentukan, sesuai dengan teknik-teknik pemecahan masalah.

Adapun pedoman untuk membuat keputusan, kuncinya adalah sebagai berikut:

1. Terlebih dahulu, tentukan fakta-fakta dari persoalan yang sudah dikenal.

2. Identifikasi, bidang manakah dari persoalan-persoalan yang tidak berdasarkan fakta-fakta. Di bidang yang dikenal inilah, seorang Wirausaha harus menggunakan logika, penalaran, dan institusinya untuk membuat keputusan.

3. Keberanian dan antusiasme sangat diperlukan dalam menerapkan sebuah keputusan

4. Bersedia untuk mengambil tindakan agresif dalam menerapkan sebuah keputusan.

5. Ambillah risiko yang sedang-sedang saja jika terdapat ketidakpastian yang besar

6. Dalam keadaan tertentu, mungkin lebih baik untuk meneruskan sesuatu yang telah berhasil pada masa lampau.

7. Jauhilah keputusan-keputusan yang akan mengubah secara drastis susunan organisasi yang sekarang.

8. Keputusan perlu diuji cobakan dahulu.

Seorang Wirausaha harus memulai menerapkan keputusan, semua keragu-raguan dan ketidakpastian haruslah dibuang jauh-jauh. Jika anda dihadapkan pada alternatif harus memilih, maka buatlah pertimbangan-pertimbangan yang matang. Kumpulkan berbagai informasi dan boleh meminta pendapat orang lain. Setelah itu, ambil keputusan dan jangan ragu-ragu. Dengan berbagai alternatif yang ada dalam pikiran, para Wirausaha akan dapat mengambil keputusan yang terbaik. Banyak factor yang dapat mempengaruhi pembuatan keputusan (decision making), diantaranya motivasi, persepsi, dan proses belajar.

Dalam proses pembuatan keputusan, kenyatannya ada Wirausaha yang mampu mengambil keputusan berdasarkan pengalaman, dan ada pula Wirausaha yang berperilaku membuat keputusan secara otomatis. Jika keputusan diambil berdasarkan pada pengalaman masa lalu, hendaknnya tergantung juga pada tempat, waktu, pendidikan Wirausaha, dan sebagainya.

o Seorang Wirausaha yang kreatif adalah yang pandai mengambil keputusan- keputusan yang tepat dalam bisnisnya.

o Seorang Wirausaha suksesnya tergantung pada kemampuan mengambil keputusan yang meningkatkan kemampuan meningkatkan laba bisnis pada masa mendatang.

o Seorang wirausaha yang ingin maju sangat tergantung pada ekspentasi masa depan dan keberlanjutan bisnisnya.

Faktor dan pertimbangan membuat keputusan

Dalam mengelola bisnisnya, para worausaha harus membuatkeputusan akhir dengan memperhatikan faktor-faktor dan pertimbangan berikut:

o Ukuran dan kompleksitas bisnis.

o Harapan mengenai pertumbuhan dan perkembangan bisnis.

o Fasilitas jasa yang tersedia di daerah untuk berbagai instalasi sistem.

o Kualitas dan kuantitas dari staf yang tersedia untuk pelbagai jenis system dan fasilitas latihan yang tersedia.

o Jumlah transaksi yang harus diproses.

o Faktor-faktor keuangan.

 PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

I. PROSES PENYUSUNAN PESAN

Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu :

1. Perencanaan Pesan

Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :

1. Penentuan tujuan

2. Analisis audiens

3. Penentuan ide pokok

4. Pemilihan saluran dan media

 2. Penyusunan Pesan

Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu :

1. Mengorganisasikan pesan

2. Memformulasikan pesan

3.Revisi Pesan

Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :

1. Menyunting pesan

2. Menulis ulang

3. Memproduksi pesan

4. Mencetak pesan

II. PENENTUAN TUJUAN BISNIS

Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.

Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :

1. Memberi informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.

2. Membujuk atau persuasi (persuading)

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

3. Melakukan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

III. ANALISIS PENERIMA PESAN

Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.

A. Mengembangkan Profil Audiens

Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

B. Mengenali penerima primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

C. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens

Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.

D. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.

E. Memperkirakan reaki penerima

Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.

F. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens

Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :

1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens

2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

3. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens

4. Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat

5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

G. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens

Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.

IV. PENENTUAN IDE POKOK

Setiap pesan bisnis mempunyai tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Namun perlu diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda. Topik merupakan subyek yang lebih luas. Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.

Cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :

A. Brainstorming

Brainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan:

1. Storyteller’s Tour

Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan – pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah.

2. Random List

Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide tersebut. Bagilah mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang tidak penting.

3. Conclusions, Findings, Recommendations (CPR) Worksheet

Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan.

4. Journalistic Approach

Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik, akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.

5. Question and Answer Chain

Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audience

B. Petunjuk atasan

Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.

 C. Kebiasaan

Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif sama saja.

V. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

Saluran komunikasi lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).

Saluran komunikasi tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.

Komunikasi Lisan :

1. Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens..

2. Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti .

3. Anda tidak memerlukan catatan permanan

4. Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.

5. Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.

Komunikasi Tertulis :

1. Anda tidak memerlukan unpan balik segera.

2. Pesan anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati.

3. Anda memerlukan catatan permanen.

4. Anda ingin mencapai audiens yang luas.

5. Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.

Media pada saluran lisan :

1. Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)

2. Telepon, voice mail

3. Radio, televisi, Computer

4. Pita audio dan video

5. Teleconference

6. Video conference

Media pada saluran tertulis :

1.Surat, memo, laporan, proposal

2. Elektronik mail / email

3. Telepon (sms)

4. Computer

5. Faks

6. Telegram

7. Pos biasa dan khusus

 Sumber :

https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/05/31/pemanfaatan-teknologi-informasi-dalam-komunikasi-bisnis/

http://buddiilcapitano.blogspot.com/2014/06/penggunaan-teknologi-informasi-dalam.html

Iklan

http://cholichul-fpsi.web.unair.ac.id/artikel_detail-40902-modul%20kinerja%20kewirausahaan-

http://msvebrya.blogspot.co.id/2012/01/perencanaan-pesan-pesan-bisnis.html

http://restuanindita.blogspot.co.id/2015/05/perencanaan-pesan-pesan-bisnis.html